۷ هشدار قرارداد PM؛ چرا از روز اول می‌بازد

در بسیاری از واحدهای نت و نگهداری، قرارداد PM با یک هدف روشن شروع می‌شود: کاهش خرابی، کنترل توقف خط و قابل پیش‌بینی کردن هزینه‌ها. اما شکست، معمولاً از همان روز اول کلید می‌خورد؛ نه به خاطر ضعف تیم فنی یا کمبود قطعه، بلکه به خاطر ابهام در Scope، خروجی‌های قابل سنجش و مرز مسئولیت‌ها. وقتی «PM» در قرارداد فقط یک واژه باشد و نه یک سیستم اندازه‌پذیر، پیمانکار به سمت انجام کارهای قابل مشاهده (مثل سرویس‌های روتین) هل داده می‌شود و کارفرما هم ابزار حقوقی لازم برای مطالبه نتیجه ندارد. در حوزه روانکاری این مسئله شدیدتر است؛ چون اثر تصمیم‌های غلط روغن و آلودگی، با تأخیر خودش را نشان می‌دهد و هنگام خرابی، پیدا کردن مقصر و ریشه مشکل بسیار پرهزینه می‌شود.

Scope مبهم؛ PM یعنی دقیقاً چه کاری، روی کدام دارایی‌ها؟

اولین هشدار قرارداد PM زمانی دیده می‌شود که دامنه کار را با عبارت‌هایی مثل «انجام سرویس‌های دوره‌ای»، «بازدیدهای منظم» یا «PM کامل سایت» توصیف می‌کند، بدون اینکه دارایی‌ها، سطح جزئیات و مرز فعالیت‌ها مشخص باشد. در روانکاری، Scope مبهم یعنی معلوم نیست پیمانکار فقط تعویض روغن انجام می‌دهد یا مسئولیت طراحی برنامه روانکاری، انتخاب گرید/استاندارد، مدیریت آلودگی، نمونه‌برداری و تحلیل روند را هم می‌پذیرد.

نشانه‌های Scope مبهم معمولاً این‌هاست: لیست تجهیزات به پیوست نشده، شناسه دارایی و موقعیت تجهیز (Tag/Location) قید نشده، نقاط روانکاری (Lubrication Points) و حجم‌ها مشخص نیست، و برنامه زمانی فقط کلی است. نتیجه عملی این ابهام: پیمانکار «کمینه تعهد» را اجرا می‌کند و کارفرما هم «بیشینه انتظار» دارد.

• ریسک مستقیم: جا افتادن نقاط روانکاری حساس، استفاده از روغن نامناسب، و شروع خرابی تکراری با تأخیر چند ماهه.

• ریسک قراردادی: اختلاف بر سر اینکه «این مورد داخل قرارداد بود یا نه؟»

یک پیوست Scope بسازید که حداقل شامل «لیست دارایی‌ها»، «نقاط روانکاری هر دارایی»، «نوع روانکار و استاندارد مورد قبول»، «چرخه سرویس»، و «آیتم‌های خارج از Scope» باشد. اگر قرار است پیمانکار روغن را هم تامین کند، مسیر تامین، تایید اصالت و معیار پذیرش محموله را صریح کنید.

معیار پذیرش سرویس تعریف نشده؛ چه چیزی را تحویل گرفته‌اید؟

قرارداد PM بدون معیار پذیرش (Acceptance Criteria) مثل خرید یک تجهیز بدون تست عملکرد است. در روانکاری، «سرویس انجام شد» یک خروجی نیست؛ باید قابل آزمون و قابل رد یا تایید باشد. اگر معیار پذیرش ندارید، حتی گزارش‌های مفصل هم در اختلافات حقوقی کمکی نمی‌کند.

برای مثال: تعویض روغن گیربکس انجام شده؛ اما آیا گرید درست بوده؟ آیا سیستم قبل از شارژ، Flush یا تخلیه کامل شده؟ آیا نمونه قبل و بعد ثبت شده؟ آیا سطح آلودگی کنترل شده؟ آیا فیلترها طبق استاندارد تعویض شده‌اند؟

برای هر خدمت PM، یک «چک‌لیست پذیرش» با آیتم‌های قابل سنجش و مستندات اجباری (عکس، لاگ، نمونه، رسید مصرف) تعریف کنید و تصریح کنید «عدم ارائه مستندات = عدم انجام خدمت».

گزارش‌دهی فقط ظاهری است؛ خروجی‌های داده‌محور و فرمت استاندارد ندارید

سومین هشدار زمانی است که پیمانکار گزارش می‌دهد، اما گزارش‌ها قابل تصمیم‌گیری نیستند: فایل‌های پراکنده، متن‌های کلی، بدون روند، بدون KPI و بدون قابلیت ممیزی. در PM روانکاری، گزارش باید بتواند پاسخ دهد: چه کاری انجام شد؟ با چه مواد و استانداردی؟ چه انحرافی دیده شد؟ اقدام اصلاحی چیست؟ و اثر آن در بازه بعدی چه بوده است؟

گزارش‌دهی ناکارآمد معمولاً یکی از این شکل‌هاست: «بازدید انجام شد»، «روغن چک شد»، «مشکل خاصی نبود». این‌ها برای مدیریت ریسک دارایی کافی نیست. گزارش باید حداقل سه لایه داشته باشد: گزارش اجرایی (چه انجام شد)، گزارش وضعیت (چه ریسکی دیده شد)، و گزارش مدیریتی (KPIها و پیشنهاد تصمیم).

• KPIهای حداقلی پیشنهادی: درصد انجام به موقع برنامه، تعداد انحراف‌های بحرانی، مصرف روانکار به ازای دارایی/شیفت، نرخ خرابی مرتبط با روانکاری.

• اگر ناوگان یا تجهیزات شهری دارید، یکپارچگی گزارش و تامین سریع در چند شهر مهم می‌شود؛ تامین روغن موتور در تهران می‌تواند در طراحی مدل تامین و SLA عملیاتی نقش داشته باشد، اما خود قرارداد باید فرمت گزارش و زمان‌بندی تحویل را دقیق کند.

فرمت گزارش را پیوست کنید: ساختار ثابت، فیلدهای اجباری، شاخص‌ها، و دوره تحویل (هفتگی/ماهانه). همچنین «حق ممیزی گزارش» و «جریمه تاخیر یا نقص داده» را شفاف بنویسید.

مالکیت داده‌ها و دسترسی تعریف نشده؛ دارایی شما، داده دست پیمانکار

چهارمین هشدار، دعوای پنهان اما بسیار رایج است: داده‌های PM و روانکاری مال کیست؟ اگر پیمانکار نرم‌افزار، فرم‌ها، نتایج نمونه‌برداری و تاریخچه سرویس را نزد خود نگه دارد، شما با تغییر پیمانکار عملاً «حافظه دارایی» را از دست می‌دهید. این یعنی از صفر شروع می‌کنید، دوباره آزمون و خطا، و دوباره ریسک خرابی.

در روانکاری، داده فقط «ثبت سرویس» نیست. داده یعنی: نوع روغن و بچ، تاریخ و حجم شارژ، نتایج نمونه‌برداری، تغییرات گرانروی، علائم آلودگی، تعداد ذرات، نتایج فیلتراسیون، و هر اقدام اصلاحی. این داده‌ها اگر مالکیت و دسترسی‌شان مشخص نباشد، پیمانکار می‌تواند آن‌ها را به عنوان «دارایی نرم‌افزاری خود» تلقی کند.

اگر تاریخچه روانکاری قابل انتقال نباشد، PM شما از «برنامه» به «انجام کارهای تکراری» تنزل پیدا می‌کند.

بند مالکیت داده را صریح کنید: تمام داده‌های تولیدشده در سایت (گزارش، چک‌لیست، نتایج آزمایش) متعلق به کارفرماست؛ پیمانکار موظف است نسخه قابل خواندن و قابل خروجی (Excel/PDF/CSV) را در هر دوره تحویل دهد و در پایان قرارداد، بسته کامل انتقال دانش ارائه کند.

مسئولیت آلودگی و خطای انسانی در روانکاری مبهم است

پنجمین هشدار در قرارداد PM جایی است که آلودگی (Contamination) «اتفاق» فرض می‌شود، نه یک ریسک قابل کنترل با مسئول مشخص. در صنعت ایران، چالش‌هایی مثل گرد و غبار، ظروف نامناسب، قیف‌های آلوده، انبارداری ضعیف، اختلاط روغن‌ها و حتی آب‌بندی ناقص، باعث می‌شود آلودگی به سرعت وارد مدار شود. اگر قرارداد مشخص نکند آلودگی ناشی از عملیات سرویس به عهده کیست، در زمان خرابی همه طرف‌ها یک جمله تکراری دارند: «قبلاً هم همین بوده».

این موضوع فقط فنی نیست؛ کاملاً قراردادی است. آلودگی می‌تواند ناشی از شرایط سایت باشد (مثلاً محیط بسیار آلوده) یا ناشی از روش اجرای پیمانکار (ابزار، روش پرکردن، نگهداری بشکه، فیلتر). بدون تعریف خط مبنا و روش کنترل، امکان داوری منصفانه وجود ندارد.

• نمونه ابهام خطرناک: پیمانکار مسئول تعویض روغن است، اما تمیزی مخزن، فیلتر تنفسی، و روش انتقال روغن مشخص نشده.

• پیامد: رشد سایش و خرابی یاتاقان/دنده، که چند ماه بعد رخ می‌دهد و ردیابی علت سخت است.

«پروتکل کنترل آلودگی» را پیوست کنید: روش انتقال روغن (سیستم بسته/پمپ فیلتر دار)، الزامات انبارش و برچسب‌گذاری، مسئولیت تامین تجهیزات تمیزکاری، و تعریف خط مبنا (نمونه اولیه). همچنین سازوکار رسیدگی به اختلاف (نمونه شاهد، آزمایشگاه مرجع، و حد پذیرش) را بنویسید.

سطح خدمت واقعی (SLA) تعریف نشده؛ زمان پاسخ و تامین در بحران مشخص نیست

ششمین هشدار زمانی رخ می‌دهد که قرارداد PM فقط درباره «کارهای دوره‌ای» حرف می‌زند، اما درباره خدمت در شرایط واقعی عملیات سکوت می‌کند: خرابی ناگهانی، توقف خط، کمبود روغن، یا نیاز فوری به گرید خاص. در روانکاری، تامین به موقع و درست، بخشی از SLA است؛ چون استفاده از روغن جایگزین نامناسب یا تاخیر در تامین می‌تواند خسارت چندبرابری ایجاد کند.

SLA باید مشخص کند: زمان پاسخ اولیه، زمان حضور در سایت، زمان تامین روانکار، و زمان ارائه گزارش حادثه. اگر مجموعه شما چند سایت یا چند شهر دارد، SLA باید «پوشش جغرافیایی» را هم شفاف کند. برای مثال، اگر بخشی از ناوگان در جنوب کشور فعال است، برنامه تامین برای شرایط گرم و رطوبتی و دسترسی سریع می‌تواند متفاوت باشد و در طراحی زنجیره تامین، اشاره به پوشش‌ روغن صنعتی در بندرعباس کمک می‌کند؛ اما در قرارداد باید معیارهای تحویل و زمان‌بندی به زبان عدد نوشته شود.

SLA را عددی کنید و برای نقض SLA، «راهکار جبرانی» بگذارید (مثلاً تامین اضطراری، جایگزین تاییدشده با فرآیند تایید کارفرما، یا جریمه تاخیر). حتماً «تعریف اقلام روتین و اقلام خاص» و حداقل موجودی سایت را در پیوست بیاورید.

مرز مسئولیت پیمانکار در انتخاب روغن، اختلاط و تغییرات مشخص نیست

هفتمین هشدار، حساس‌ترین نقطه برای قراردادهای PM مبتنی بر روانکاری است: پیمانکار تا کجا اختیار دارد و تا کجا مسئول است؟ اگر پیمانکار فقط مجری است، انتخاب روغن و تغییر گرید باید با تایید کتبی کارفرما باشد. اگر پیمانکار «مسئول نتیجه» است، باید اختیار انتخاب داشته باشد اما در برابر پیامدها هم پاسخگو باشد. مشکل رایج در ایران این است که اختیار و مسئولیت با هم هم‌راستا نیستند: پیمانکار بدون تایید رسمی تغییر می‌دهد، اما در خرابی می‌گوید «کارفرما خواست»؛ یا کارفرما تایید شفاهی می‌دهد و بعداً قابل اثبات نیست.

این بخش باید به طور مشخص به موارد زیر پاسخ دهد:

• چه کسی مشخصات فنی روانکار (استاندارد، گرید، سازگاری) را تایید می‌کند؟

• در صورت کمبود بازار، فرآیند جایگزینی چیست و چه مستنداتی لازم است؟

• اختلاط روغن‌ها ممنوع/مجاز؟ با چه شرایطی؟

• مسئولیت خرابی ناشی از روانکاری چگونه اثبات و تقسیم می‌شود؟

در بسیاری از صنایع، صرف اینکه «روغن موتور» یا «روغن صنعتی» تامین شود کافی نیست؛ باید مشخصات مطابق توصیه سازنده و شرایط کارکرد باشد. داشتن مرجع تامین و مشاوره یکپارچه برای اقلام خودرویی و صنعتی زمانی ارزشمند است که قرارداد، فرآیند تایید فنی و کنترل تغییرات را هم دقیق کرده باشد.

یک بند «مدیریت تغییر» بنویسید: هر تغییر در نوع/گرید/برند روانکار فقط با درخواست کتبی، تحلیل ریسک (سازگاری و اختلاط)، و تایید کارفرما معتبر است. همچنین «مسئولیت اختلاط» و «الزام برچسب‌گذاری و رنگ‌بندی» را در پیوست کنترل آلودگی بگنجانید.

جمع بندی: چک لیست تصمیم برای جلوگیری از شکست از روز اول

اگر قرارداد PM شما از روز اول می‌بازد، معمولاً به خاطر ضعف اجرا نیست؛ به خاطر این است که قرارداد، PM را به خروجی‌های قابل سنجش تبدیل نکرده است. برای اصلاح سریع، به ترتیب این چهار محور را قفل کنید: Scope دقیق دارایی و نقاط روانکاری، معیار پذیرش سرویس و مستندات اجباری، گزارش‌دهی داده‌محور با KPI و حق ممیزی، و مرزبندی مسئولیت‌ها از جمله مالکیت داده و مدیریت آلودگی. سپس SLA واقعی را عددی کنید تا در شرایط بحران، تصمیم‌ها سلیقه‌ای نشوند.

در نهایت، روانکاری اگر مهندسی و داده‌محور دیده شود، یکی از کم‌هزینه‌ترین ابزارهای کاهش ریسک خرابی است؛ اما فقط وقتی که قرارداد، «کیفیت روانکاری» را قابل اندازه‌گیری و قابل پیگیری کند. موتورازین در نقش مرجع دانش و تامین کننده معتبر روغن موتور و صنعتی، می‌تواند به تیم‌های نت و تدارکات کمک کند زبان قرارداد را از «کار انجام شد» به «نتیجه قابل سنجش» نزدیک کنند. با تکیه بر تجربه میدانی و استانداردهای فنی، هدف موتورازین کاهش ابهام، کاهش استهلاک و مدیریت اقتصادی روانکار در سازمان‌هاست.

سؤالات متداول

۱) حداقل پیوست های ضروری قرارداد PM روانکاری چیست؟

حداقل سه پیوست پیشنهاد می‌شود: یک) لیست دارایی‌ها و نقاط روانکاری با حجم و دوره سرویس، دو) چک‌لیست پذیرش برای هر خدمت (تعویض، گریس‌کاری، نمونه‌برداری، نشتی)، سه) پروتکل کنترل آلودگی و برچسب‌گذاری. اگر تامین روغن هم در قرارداد است، پیوست مشخصات فنی اقلام و فرآیند تایید جایگزین هم ضروری است.

۲) معیار پذیرش در تعویض روغن صنعتی را چگونه قابل اندازه گیری کنیم؟

به جای عبارت کلی، معیارهایی مثل ثبت گرید/استاندارد، حجم شارژ، ثبت شماره بچ یا سری ساخت، ثبت ساعت کارکرد/تاریخ، روش انتقال روغن (سیستم بسته یا پمپ فیلتر دار)، و مستندات تصویری قبل و بعد را تعریف کنید. اگر نمونه‌برداری دارید، الزام ثبت نمونه قبل و بعد و آرشیو نتایج هم به پذیرش کمک می‌کند.

۳) چرا مالکیت داده در PM اینقدر مهم است؟

داده‌های PM حافظه تجهیز هستند: بدون تاریخچه سرویس، مصرف روغن، نتایج آزمایش و اقدامات اصلاحی، هر تغییر پیمانکار مساوی است با شروع از صفر و افزایش ریسک خرابی تکراری. مالکیت داده همچنین جلوی گروکشی اطلاعاتی را می‌گیرد و امکان ممیزی و بهبود برنامه را به کارفرما برمی‌گرداند. در قرارداد باید خروجی دوره‌ای و خروجی پایان قرارداد الزام شود.

۴) مسئولیت آلودگی روغن را چگونه در قرارداد تقسیم کنیم؟

اول باید خط مبنا تعریف شود (نمونه اولیه و شرایط محیطی). سپس مشخص کنید آلودگی ناشی از اجرای سرویس (ظروف، ابزار، روش انتقال، انبارش پیمانکار) با پیمانکار است و آلودگی ناشی از نقص تجهیز یا شرایط سایت چگونه گزارش و پیگیری می‌شود. وجود نمونه شاهد، آزمایشگاه مرجع و حد پذیرش مشخص، اختلافات را قابل حل می‌کند.

۵) در کمبود بازار، جایگزینی روغن باید چگونه مدیریت شود؟

جایگزینی نباید شفاهی و لحظه‌ای باشد. در قرارداد یک فرآیند مدیریت تغییر بگذارید: پیمانکار درخواست می‌دهد، مشخصات فنی و سازگاری/اختلاط بررسی می‌شود، ریسک‌ها و شرایط اجرا نوشته می‌شود، و کارفرما تایید کتبی می‌کند. همچنین تعریف کنید در چه شرایطی «جایگزین اضطراری» مجاز است و مستندات آن چیست.

منابع:

Noria Corporation – Lubrication Program Development and Best Practices
ISO 55000 Asset management — Overview, principles and terminology