چطور برای هر مشتری، «پرونده روانکار» بسازیم و سرویس بعدی را هوشمندانه پیشنهاد کنیم؟

چرا «پرونده‌ روانکار» کلید وفاداری مشتری در اتوسرویس است؟

بیشتر اتوسرویس‌ها در ایران هنوز روی یک مدل ساده کار می‌کنند: مشتری می‌آید، روغن عوض می‌شود، پول پرداخت می‌کند و می‌رود. این مدل، در دنیایی که رقابت شدید است و مشتری در دو دقیقه می‌تواند ده‌ها نظر و قیمت را در موبایلش چک کند، دیگر کافی نیست. برای اینکه مشتری برگردد و شما را به‌عنوان «اتوسرویس مورد اعتماد» انتخاب کند، باید بتوانید سرویس بعدی را هوشمندانه و شخصی‌سازی‌شده پیشنهاد دهید.

«پرونده‌ روانکار» یعنی برای هر مشتری یک شناسنامه فنی بسازید: اینکه چه روغنی ریختید، چه زمانی، روی چه خودرویی، با چه سبک رانندگی و با چه سابقه‌ خرابی. این پرونده، حافظه‌ مهندسی کسب‌وکار شماست؛ نه حافظه‌ ذهنی که با خستگی، شلوغی و رفت‌وآمد نیروها پاک شود.

مزیت این کار فقط ثبت اطلاعات نیست؛ با داشتن پرونده روانکار، شما می‌توانید:

• زمان دقیق و منطقی سرویس بعدی را یادآوری کنید؛ نه بر اساس حدس.
• برای هر مشتری، پیشنهاد بهتر (مثلاً ارتقاء به روغن سنتتیک یا تعویض فیلتر باکیفیت‌تر) بدهید.
• اشکالات تکرارشونده را تشخیص دهید و از «سرویس اشتباه» جلوگیری کنید.

در ادامه، گام‌به‌گام می‌بینیم چطور با امکانات ساده (دفتر، اکسل یا نرم‌افزار)، پرونده روانکار بسازید، آن را تحلیل کنید و به کمک آن، باشگاه مشتریان واقعی و سودآور ایجاد کنید.

پرونده‌ روانکار چیست و چه مسئله‌ای را برای اتوسرویس حل می‌کند؟

پرونده‌ روانکار، یک پرونده‌ سرویس معمولی نیست که فقط روی آن بنویسیم «تاریخ و تعویض روغن». این پرونده، یک نگاه مهندسی به رابطه‌ شما و خودروی مشتری است. هر بار که سرویس انجام می‌دهید، یک لایه‌ داده به این پرونده اضافه می‌شود و به شما کمک می‌کند تصمیم‌های دقیق‌تر و اقتصادی‌تر پیشنهاد دهید.

سه مشکل رایج که در اتوسرویس‌ها دیده می‌شود و با پرونده روانکار قابل حل است:

• فراموشی سوابق: بعد از چند ماه، کسی یادش نمی‌ماند چه روغنی برای این خودرو استفاده شده و آیا شکایتی بوده یا نه.
• سرویس تکراری و غیرمنطقی: مثلاً خودرویی که در ترافیک شدید شهری کار می‌کند، با همان بازه کیلومتری خودروی جاده‌ای سرویس می‌شود.
• از دست‌رفتن فرصت آپ‌سل: بدون داشتن سابقه‌ خرید، نمی‌توانید به‌موقع پیشنهاد ارتقاء روغن یا سرویس تکمیلی بدهید.

به‌گفته یکی از تعمیرکاران باسابقه شرق تهران، «وقتی شروع کردیم فقط روی چند مشتری پرونده روانکار بسازیم، بعد از سه ماه دیدیم متوسط خرید هر مشتری وفادار، حداقل ۲۰ تا ۳۰ درصد بالا رفته؛ چون پیشنهادهایمان دقیق‌تر و قابل‌قبول‌تر شده بود.»

توصیه عملی: از امروز برای ۱۰ مشتری ثابت خود پرونده‌ روانکار تعریف کنید؛ حتی اگر در یک دفتر ساده باشد. بعد از دو ماه، تفاوت در اعتماد و بازگشت آن‌ها را مقایسه کنید.

چه اطلاعاتی باید در پرونده‌ روانکار ثبت شود؟ (فرمول حداقلی اما کاربردی)

برای شروع، لازم نیست ده‌ها فیلد پیچیده تعریف کنید. اگر همین ۸ مورد را منظم ثبت کنید، ۸۰ درصد ارزش پرونده روانکار را به‌دست می‌آورید:

۱. اطلاعات پایه‌ خودرو و مشتری

نام و نام‌خانوادگی (یا نام شرکت)، شماره تماس، پلاک، مدل خودرو، سال ساخت. این‌ها پایه‌ همه‌ ارتباطات آینده شما با اوست؛ هم برای یادآوری سرویس، هم برای تحلیل سبک رانندگی.

۲. نوع روغن و گرید ویسکوزیته

دقیق یادداشت کنید چه روغنی ریخته‌اید: SAE (مثلاً 10W-40)، سطح کارایی API/ACEA و اینکه روغن سنتتیک است یا مینرال. این داده‌ اصلی‌ترین ابزار شما برای پیشنهاد هوشمند سرویس بعدی است.

۳. برند و منبع تأمین

نام برند، سری محصول (مثلاً یک سری خاص از روغن موتور اکولایف) و منبع تأمین (از کجا خریده‌اید). در صورت بروز مشکل، می‌توانید به‌جای حدس و گمان، به سوابق برگردید و تصمیم فنی بگیرید.

۴. تاریخ و کیلومتر سرویس

در هر بار سرویس، تاریخ دقیق (روز/ماه/سال) و کیلومتر خودرو را ثبت کنید. بدون این دو داده، امکان طراحی «برنامه‌ زمان‌بندی تعویض روغن» و یادآوری سرویس بعدی تقریباً از بین می‌رود.

۵. شرایط رانندگی مشتری

با چند سؤال ساده، تصویر نسبی از شرایط کار خودرو به‌دست آورید: ترافیک سنگین شهری، مسیرهای کوتاه و سرد بودن مداوم موتور، یا مسیرهای طولانی جاده‌ای. این اطلاعات مشخص می‌کند که آیا باید بازه سرویس را کوتاه‌تر کنید یا می‌توانید با خیال راحت آن را افزایش دهید.

۶. شکایت‌ها و تجربه‌های منفی مشتری

هر بار که مشتری از «صدای موتور»، «مصرف سوخت»، «کم‌کردن روغن» یا «دیر روشن شدن موتور» گلایه کرد، آن را در پرونده بنویسید. این اطلاعات از نگاه مهندسی روانکار، طلایی است؛ چون به شما می‌گوید آیا انتخاب فعلی روغن درست بوده یا نیاز به اصلاح دارد.

۷. خرابی‌ها و تعمیرات قبلی مرتبط با روانکار

یاتاقان زده، واشر سرسیلندر سوخته، روغن‌ریزی از کاسه‌نمد، تعویض توربوچنجر. این‌ها نشانه‌هایی‌اند که می‌توانند از انتخاب نامناسب روغن، کیفیت پایین، یا عدم تعویض به‌موقع خبر بدهند.

۸. پیشنهاد بعدی و توضیح کوتاه

در پایان هر سرویس، یک «خط» برای آینده بنویسید: مثلاً «پیشنهاد: در سرویس بعدی، ارتقاء به روغن تمام‌سنتتیک برای کاهش مصرف سوخت؛ به‌دلیل رانندگی سنگین در ترافیک». این خط، پایه‌ مکالمه‌ حرفه‌ای با مشتری در مراجعه‌ بعدی است.

توصیه عملی: فرم ثبت اطلاعات را حداکثر در یک صفحه A5 طراحی کنید تا تکنسین‌ها خسته نشوند و احتمال تکمیل کامل آن بالا بماند.

ابزارهای ساده برای ساخت پرونده روانکار: از دفتر تا نرم‌افزار

بسته به اندازه‌ اتوسرویس و سطح دیجیتالی بودن تیم، می‌توانید سه سطح برای مدیریت پرونده‌ روانکار در نظر بگیرید. مهم این است که از «هیچ» به «یک سیستم قابل پیگیری» حرکت کنید؛ نه اینکه منتظر یک نرم‌افزار ایده‌آل بمانید.

۱. دفتر کاغذی کدگذاری‌شده

ساده‌ترین راه، یک دفتر شطرنجی یا کلاسور با برگه‌های پانچ است. برای هر مشتری یک صفحه اختصاص دهید و بالای هر صفحه، شماره پرونده بزنید. این روش برای اتوسرویس‌های کوچک و تازه‌کار مناسب است. مزیت آن، شروع سریع و بدون هزینه است؛ عیب آن، سختی جست‌وجو و تحلیل آماری است.

۲. فایل اکسل یا گوگل شیت

سطح بعدی، یک فایل اکسل ساده است که ستون‌های آن مطابق اطلاعاتی باشد که در بخش قبل توضیح دادیم. با این روش، می‌توانید:

• سریع جست‌وجو کنید که برای یک پلاک، کدام روغن استفاده شده است.
• لیست خودروهایی را ببینید که موعد سرویس آن‌ها رسیده است.
• میانگین بازه تعویض روغن مشتریان شهری و جاده‌ای را مقایسه کنید.

برای اتوسرویس‌هایی که مشتریانشان در شهرهای بزرگ مثل تهران، مشهد و اصفهان پراکنده‌اند و شاید با ناوگان‌های کوچک هم کار می‌کنند، این سطح یک قدم جدی به سمت مدیریت حرفه‌ای مشتری است.

۳. نرم‌افزار مدیریت سرویس و CRM

اگر حجم کار شما بالاست و ده‌ها یا صدها سرویس در ماه انجام می‌دهید، نرم‌افزارهای CRM یا سیستم‌های مدیریت اتوسرویس، گزینه‌ منطقی‌تری هستند. این نرم‌افزارها می‌توانند:

• یادآوری پیامکی یا واتساپی سرویس بعدی را خودکار کنند.
• گزارش‌های تحلیلی از رفتار مشتریان و میانگین خرید ارائه دهند.
• باشگاه مشتریان بر اساس «سابقه سرویس» و «میانگین خرید» بسازند.

توصیه عملی: اگر با اکسل راحت نیستید، از یک نفر آشنا یا حسابدار خود بخواهید در ازای یک‌بار طراحی فرم، یک فایل ساده برایتان بسازد. این سرمایه‌گذاری کوچک، در کمتر از چند ماه برمی‌گردد.

چطور داده‌های پرونده روانکار را تحلیل کنیم و سرویس بعدی را هوشمندانه پیشنهاد دهیم؟

جمع‌کردن داده بدون تحلیل، فقط «بایگانی» است، نه مدیریت. هدف از پرونده‌ روانکار این است که بتوانید در سرویس بعدی، منطقی و مستند با مشتری صحبت کنید. در عمل، سه نوع تحلیل ساده می‌تواند بیشترین ارزش را برای اتوسرویس شما ایجاد کند.

۱. تحلیل بازه‌ تعویض روغن

با مقایسه‌ کیلومتر سرویس قبلی و فعلی، می‌توانید تشخیص دهید:

• آیا مشتری سرویس را دیر انجام داده است؟ (مثلاً ۱۲ هزار کیلومتر با روغن 10W-40 نیمه‌سنتتیک)
• آیا به‌خاطر شرایط ترافیکی، باید بازه‌ سرویس را از ۷۰۰۰ به ۵۰۰۰ کیلومتر کاهش دهید؟

وقتی این تصمیم را با استناد به پرونده‌ روانکار و شرایط رانندگی توضیح دهید، مشتری راحت‌تر می‌پذیرد و احساس نمی‌کند صرفاً می‌خواهید بیشتر از او پول بگیرید.

۲. تحلیل شکایت‌ها و خرابی‌ها

اگر در دو سرویس متوالی، مشتری از «کم‌کردن روغن» یا «صدای موتور در استارت سرد» گلایه کرده، این یک هشدار است. در این حالت می‌توانید:

• پیشنهاد ارتقاء به روغن با سطح کارایی بالاتر بدهید.
• به همراه تعویض روغن، تعویض فیلتر و بررسی نشتی‌ها را هم پیشنهاد کنید.

اینجا فرصت آپ‌سل منطقی ایجاد می‌شود؛ یعنی فروش بیشتر همراه با حل مسئله‌ واقعی، نه پیشنهاد صرفاً تجاری.

۳. تحلیل برند و نوع روغن مناسب‌تر

با مرور پرونده‌ چند مشتری مشابه (مثلاً تاکسی‌های شهری یا خودروهای دوگانه‌سوز)، می‌توانید تشخیص دهید کدام برند و کدام ویسکوزیته در عمل، خرابی کمتر و رضایت بیشتر داده است. این تجربه‌ میدانی شما را به یک مشاور فنی تبدیل می‌کند؛ نه فقط فروشنده‌ روغن.

توصیه عملی: ماهی یک‌بار، ۳۰ دقیقه زمان بگذارید و روی ۱۰ پرونده‌ تصادفی کار کنید. ببینید چه الگوهایی تکرار می‌شود و چطور می‌توانید پیشنهادات خود را برای سرویس بعدی بهبود دهید.

نمونه جدول «پرونده‌ روانکار» برای یک مشتری فرضی

برای اینکه تصویر واضح‌تری از پرونده روانکار داشته باشید، در جدول زیر یک نمونه‌ واقعی‌نما برای خودروی یک مشتری فرضی آورده‌ایم. شما می‌توانید ساختار این جدول را در اکسل یا دفتر خود پیاده کنید و متناسب با نیاز اتوسرویس، ستون‌هایی را اضافه یا کم کنید.

توصیه عملی: یک نسخه‌ چاپی از فرم پرونده روانکار در اختیار تکنسین‌ها قرار دهید و بعد از دو هفته، با هم مرور کنید که کدام فیلدها بیشتر خالی می‌ماند؛ آن فیلدها را ساده‌تر کنید یا حذف نمایید تا فرم واقعاً در عمل استفاده شود.

چطور از پرونده روانکار برای آپ‌سل منطقی و افزایش فروش استفاده کنیم؟

هدف از آپ‌سل در اتوسرویس، فقط «فروش بیشتر» نیست؛ بلکه باید فروش بیشتر همراه با بهبود عملکرد خودرو و کاهش ریسک مشتری باشد. پرونده‌ روانکار این امکان را فراهم می‌کند که پیشنهاد شما، دقیقاً روی مسئله‌ واقعی مشتری سوار شود.

۱. ارتقاء نوع روغن بر اساس شرایط رانندگی

اگر در پرونده ثبت شده که خودروی مشتری دائماً در ترافیک شهرهایی مثل تهران، مشهد یا کرج کار می‌کند، می‌توانید در مراجعه‌ بعدی چنین استدلالی ارائه دهید:

در دو سرویس گذشته، شما با روغن نیمه‌سنتتیک 10W-40 کار کردید و کیلومترهای شما هم در ترافیک سنگین شهری بوده. برای کم‌کردن استهلاک و بهبود استارت سرد، پیشنهاد ما ارتقاء به روغن تمام‌سنتتیک با سطح API بالاتر است.

این پیشنهاد، هم فنی است و هم قابل‌قبول؛ چون روی تجربه‌ واقعی همان مشتری و شرایط کارکرد او بنا شده است.

۲. پیشنهاد سرویس‌های تکمیلی

اگر در پرونده ثبت شده که چند بار به‌خاطر «کف‌کردن روغن» یا «صدای غیرطبیعی در گیربکس» مراجعه داشته، می‌توانید همراه با تعویض روغن موتور، موارد زیر را هم به‌صورت منطقی پیشنهاد دهید:

• تعویض فیلتر هوا و فیلتر سوخت
• بررسی نشتی‌ها و وضعیت کارتل
• بررسی روغن گیربکس اتوماتیک یا دستی در صورت نیاز

۳. طراحی باشگاه مشتریان بر اساس پرونده روانکار

با داشتن اطلاعات منظم، می‌توانید برای مشتریان وفادار خود، طرح‌های تشویقی منطقی طراحی کنید؛ مثلاً:

• بعد از سه سرویس متوالی در موعد مناسب، یک سرویس بازدید رایگان.
• تخفیف جزئی روی ارتقاء روغن در سرویس چهارم.

توصیه عملی: در پرونده، یک ستون «سطح وفاداری» داشته باشید (مثلاً: جدید، ثابت، ویژه) و برای هر سطح، یک قاعده‌ ساده برای امتیاز یا تخفیف تعریف کنید.

چالش‌های پیاده‌سازی پرونده‌ روانکار در اتوسرویس و راه‌حل‌ها

طبیعی است که هر تغییری در روش کار، با مقاومت یا چالش‌هایی همراه باشد. تجربه‌ اتوسرویس‌هایی که در شهرهای مختلف با آن‌ها کار شده، نشان می‌دهد سه مانع اصلی در شروع کار وجود دارد:

• چالش زمانی: «مشتری شلوغ است، وقت نداریم فرم پر کنیم.»
• چالش نیروی انسانی: «بچه‌ها حوصله‌ نوشتن ندارند.»
• چالش فنی: «با اکسل و نرم‌افزار راحت نیستیم.»

برای هر کدام، راه‌حل‌ عملی وجود دارد:

• ساده‌سازی فرم: در مرحله‌ اول فقط ۵ فیلد کلیدی (پلاک، تاریخ، کیلومتر، نوع روغن، شکایت مشتری) را اجباری کنید.
• تقسیم کار: یک نفر مسئول ثبت داده باشد (مثلاً پذیرش یا صندوق)، نه تمام تکنسین‌ها.
• استفاده از نسخه‌ چاپی: اول همه چیز را روی برگه تکمیل کنید، بعد در پایان روز یک نفر آن را وارد اکسل کند.

توصیه عملی: دو هفته به‌عنوان «دوره آزمایشی» در نظر بگیرید؛ در این مدت فقط روی ۲۰٪ مشتریان روز، پرونده روانکار بسازید تا تیم به روند کار عادت کند.

چک‌لیست اجرایی برای پیاده‌سازی پرونده روانکار در یک اتوسرویس کوچک

اگر می‌خواهید همین هفته از حالت سنتی خارج شوید و اولین نسخه‌ پرونده‌ روانکار را راه‌اندازی کنید، این چک‌لیست را قدم‌به‌قدم جلو ببرید:

• ۱. تعیین هدف: تصمیم بگیرید پرونده روانکار را ابتدا فقط برای مشتریان ثابت یا خودروهای حساس (توربو، گران‌قیمت، تاکسی) اجرا کنید.
• ۲. طراحی فرم: یک فرم یک‌صفحه‌ای با ۵ تا ۸ فیلد کلیدی طراحی و چاپ کنید.
• ۳. انتخاب ابزار: تصمیم بگیرید که فعلاً با دفتر یا فایل اکسل کار می‌کنید؛ مهم شروع است.
• ۴. آموزش کوتاه: در یک جلسه ۳۰ دقیقه‌ای، به تیم توضیح دهید چرا این کار مهم است و چه کمکی به کاهش اشتباهات و افزایش درآمد می‌کند.
• ۵. تعریف مسئول: یک نفر را به‌عنوان مسئول ثبت و نگهداری پرونده‌ها تعیین کنید.
• ۶. اجرای آزمایشی: روی ۱۰ تا ۲۰ مشتری در دو هفته‌ اول تمرکز کنید و اشکالات فرم را برطرف نمایید.
• ۷. بازبینی: بعد از یک ماه، نتایج را بررسی کنید؛ چند بار توانسته‌اید سرویس بعدی را دقیق‌تر و حرفه‌ای‌تر پیشنهاد دهید؟

توصیه عملی: در کنار پرونده‌ روانکار، یک برگه‌ کوچک «یادآور سرویس بعدی» به مشتری بدهید و اطلاعات کیلومتر و تاریخ پیشنهادی را روی آن بنویسید؛ این حرکت ساده، تصویر حرفه‌ای شما را در ذهن او تثبیت می‌کند.

جمع‌بندی: از تعویض روغن ساده تا مدیریت حرفه‌ای مشتری

پرونده‌ روانکار، در ظاهر یک فرم ساده است؛ اما در عمل، نقطه‌ تفاوت اتوسرویس حرفه‌ای با اتوسرویس معمولی است. با ثبت منظم اطلاعاتی مثل نوع روغن، گرید، برند، کیلومتر سرویس، شرایط رانندگی و شکایت‌های مشتری، شما به‌تدریج یک بانک داده می‌سازید که می‌تواند پایه‌ تصمیم‌گیری‌های مهندسی و اقتصادی شما باشد.

با این بانک داده، می‌توانید سرویس بعدی را نه بر اساس حدس، بلکه بر مبنای تحلیل پیشنهاد دهید؛ از بازه‌ تعویض روغن گرفته تا ارتقاء نوع روغن و پیشنهاد سرویس‌های تکمیلی. مشتری وقتی می‌بیند شما سوابق او را می‌شناسید و استدلال فنی برای پیشنهاد خود دارید، اعتماد بیشتری می‌کند، احتمال برگشت او بالا می‌رود و متوسط خرید هر مراجعه نیز افزایش می‌یابد.

در بازار رقابتی روغن موتور و سرویس خودروی امروز ایران، برنده کسی است که مشتری را «بشناسد» و این شناخت را تبدیل به تصمیم‌های دقیق کند. پرونده‌ روانکار، ابزار ساده اما قدرتمند شما برای این شناخت است. حتی اگر امروز با یک دفتر ساده شروع کنید، همین قدم اول می‌تواند در چند ماه آینده، رابطه‌ شما با مشتریان را متحول کند.

توصیه پایانی: از امروز، برای خودتان این قاعده را بگذارید: «هیچ خودرویی بدون به‌روزرسانی پرونده‌ روانکار از جلوی درِ اتوسرویس خارج نشود.» این نگاه، به‌مرور شما را از یک تعمیرکار صرف، به یک مشاور فنی مورد اعتماد برای مشتریان تبدیل می‌کند.

موتورازین؛ همراه شما در انتخاب و مدیریت حرفه‌ای روانکار

وقتی شروع به ساختن پرونده‌ روانکار برای مشتریان می‌کنید، خیلی زود با این سؤال روبه‌رو می‌شوید که «حالا دقیقاً چه روغنی برای این شرایط بهترین است؟» یا «آیا می‌توانم بازه‌ تعویض را کمی بیشتر کنم بدون اینکه به موتور آسیب برسد؟». این‌جاست که داشتن یک شریک تخصصی در حوزه‌ روانکار، به یک مزیت جدی تبدیل می‌شود.

موتورازین به‌عنوان مرجع تخصصی تأمین و مشاوره‌ فنی روغن موتور و روغن صنعتی در سراسر ایران، به اتوسرویس‌ها، تعمیرگاه‌ها و ناوگان‌ها کمک می‌کند تا انتخاب روغن را از یک تصمیم سلیقه‌ای، به یک تصمیم مهندسی و داده‌محور تبدیل کنند. چه در کلان‌شهرهایی مثل تهران و مراکز پرترافیک، و چه در شهرهای صنعتی و گرم‌سیر مانند بندرعباس ، تیم موتورازین می‌تواند بر اساس شرایط آب‌وهوایی، نوع کارکرد و بودجه‌ مشتری، پیشنهادهای دقیق و قابل‌استناد ارائه دهد.

اگر می‌خواهید پرونده‌ روانکار را جدی بگیرید و در کنار آن، انتخاب و تأمین روغن را هم به‌صورت حرفه‌ای مدیریت کنید، می‌توانید روی تجربه‌ میدانی و مشاوره‌ تخصصی موتورازین حساب کنید؛ تا هم عمر موتور مشتریان شما افزایش یابد، هم هزینه‌ها منطقی‌تر مدیریت شود و هم اتوسرویس شما یک گام جلوتر از رقبا قرار بگیرد.

پرسش‌های متداول درباره پرونده‌ روانکار در اتوسرویس

آیا برای هر مشتری لازم است حتماً پرونده‌ روانکار جداگانه داشته باشیم؟

اگر حجم کار شما بسیار بالاست، منطقی است از مشتریان «کلیدی» شروع کنید؛ کسانی که یا خودروهای حساس‌تری دارند، یا سرویس‌های منظم‌تری انجام می‌دهند. اما تجربه نشان می‌دهد حتی برای خودروهای معمولی هم داشتن یک پرونده‌ خلاصه، در بلندمدت به کاهش خطا و افزایش اعتماد کمک می‌کند. توصیه این است که حداقل برای مشتریان ثابت و ناوگان‌ها، پرونده‌ اختصاصی داشته باشید.

پرونده‌ روانکار را چقدر باید جزئی بنویسیم؟

اصل کار این است که فرم شما «قابل استفاده» باشد. اگر بیش از حد فیلد تعریف کنید، تیم در عمل آن را تکمیل نخواهد کرد. پیشنهاد می‌شود برای شروع، ۵ تا ۸ فیلد کلیدی (پلاک، مدل خودرو، تاریخ و کیلومتر، نوع و برند روغن، شرایط رانندگی، شکایت مشتری) را اجباری کنید و در ادامه، اگر تیم آمادگی داشت، فیلدهای تکمیلی اضافه کنید.

اگر مشتری روغن را خودش بیاورد، باز هم پرونده روانکار لازم است؟

اتفاقاً در این موارد، پرونده‌ روانکار مهم‌تر است. چون شما باید اثر روغنی را که مشتری تأمین کرده، در عملکرد خودرو و رضایت او رصد کنید. اگر در پرونده ثبت شود که مثلاً با یک برند خاص، کم‌کردن روغن یا صدای موتور بیشتر شده، در سرویس بعدی راحت‌تر می‌توانید به‌صورت مستند و محترمانه پیشنهاد تغییر برند و تأمین از منبع مطمئن را بدهید.

چطور می‌توانیم از پرونده‌ روانکار برای یادآوری سرویس بعدی استفاده کنیم؟

کافی است در پرونده، «تاریخ و کیلومتر پیشنهادی سرویس بعدی» را ثبت کنید و هفته‌ای یک‌بار، لیست مشتریانی را که به آن نزدیک شده‌اند، مرور کنید. اگر از اکسل استفاده می‌کنید، می‌توانید با یک فیلتر ساده، این لیست را استخراج کنید و از طریق پیامک یا واتساپ، یادآوری محترمانه برای آن‌ها بفرستید. این کار، هم حرفه‌ای است و هم احتمال بازگشت مشتری را بالا می‌برد.

پرونده‌ روانکار چه کمکی به کاهش اشتباه در انتخاب روغن می‌کند؟

وقتی سوابق سرویس و شرایط کارکرد هر خودرو ثبت شده باشد، احتمال اینکه در سرویس بعدی «از روی حافظه» یا «بر اساس حدس» روغنی انتخاب شود، کمتر می‌شود. همچنین می‌توانید در صورت مشاهده‌ مشکل (مثلاً تغییر صدای موتور یا کم‌کردن روغن)، با مراجعه به سوابق ببینید آیا این مشکل بعد از تغییر برند یا گرید خاصی شروع شده است یا نه؛ و بر آن اساس تصمیم اصلاحی بگیرید.