نقشه وظایف روانکاری (Oil Task Mapping) در PM؛ از دستورالعمل تا ممیزی

در خیلی از برنامه های PM هنوز هم جمله هایی می بینیم مثل «گریس کاری شود»، «سطح روغن بررسی شود» یا «روغن تعویض گردد». مشکل اینجاست که این دستورها، با اینکه نیت خوبی دارند، اما برای اجرا روی خط تولید یا در تعمیرات برنامه ریزی شده، کافی نیستند: اپراتور نمی داند دقیقا کدام نقطه، با چه روانکاری، به چه میزان، با چه ابزاری و با چه معیار قبولی. نتیجه معمولاً یکی از این سناریوهاست: یک نفر کم می زند، یک نفر زیاد می زند، یک نفر جنس اشتباه می ریزد، یا اصلاً ثبت داده ای شکل نمی گیرد و بعد از خرابی، هیچ ردپایی برای دفاع از کیفیت PM نداریم. «نقشه وظایف روانکاری (Oil Task Mapping)» راهی است برای تبدیل همین دستورهای کلی به وظایف دقیق، قابل آموزش، قابل اندازه گیری و قابل ممیزی.

نقشه وظایف روانکاری (Oil Task Mapping) چیست و دقیقاً چه مشکلی را حل می کند؟

Oil Task Mapping یعنی برای هر تجهیز و هر نقطه روانکاری، یک «وظیفه» استاندارد تعریف کنیم که اجزای اجرایی آن روشن باشد. در این رویکرد، روانکاری از یک فعالیت سلیقه ای و تجربه محور به یک کار مهندسی و قابل کنترل تبدیل می شود. هدف اصلی، کاهش پراکندگی تصمیم ها در شیفت های مختلف و کاهش خطای انسانی است؛ به ویژه وقتی نیروی جدید، پیمانکار یا اپراتور غیرمتخصص وارد کار می شود.

در یک کارخانه ایرانی، معمولاً چالش ها تکرارشونده اند: نبود کدگذاری نقاط سرویس، ناهماهنگی بین انبار و نت، استفاده مشترک از گریس گان برای چند گریس، و ثبت های صوری برای «پر شدن چک لیست». نقشه وظایف روانکاری دقیقاً روی همین نقاط درد دست می گذارد و می گوید: هر دستور باید به عناصر مشخص تبدیل شود؛ مثل نقطه سرویس، نوع روانکار، مقدار، ابزار، معیار پذیرش و روش ثبت داده.

• خروجی قابل لمس: هر نفر در هر شیفت، با یک دستور یکسان، نتیجه نزدیک به هم تولید می کند.
• خروجی مدیریتی: سرپرست نت می تواند ممیزی کند که «کار انجام شد» یعنی چه و با چه شواهدی.
• خروجی اقتصادی: مصرف بی مورد روانکار، آلودگی و خرابی ناشی از کم کاری یا زیادکاری کاهش می یابد.

قبل از هر چیز، لیست کنید چند مورد از دستورهای PM شما «فعل کلی» دارند (بررسی شود/گریس کاری شود/روغنکاری شود). همین ها، اولویت شماره یک برای تبدیل به Oil Task هستند.

اجزای یک وظیفه استاندارد روانکاری: از نقطه سرویس تا معیار پذیرش

یک Oil Task خوب باید طوری نوشته شود که اگر فردی خارج از سایت شما آن را بخواند، بتواند بدون حدس و گمان اجرا کند. برای این کار، اجزای زیر را ثابت نگه دارید و در هر وظیفه تکرار کنید:

• شناسه تجهیز و نقطه سرویس: کد تجهیز + کد نقطه (مثلاً GBX-12 / LP-02). بهتر است نقطه روی تجهیز با تگ یا رنگ مشخص شود.
• نوع روانکار (Spec): نام محصول یا حداقل مشخصه استاندارد (مثلاً روغن دنده صنعتی ISO VG 220 یا گریس EP NLGI 2). قید «هر روغنی موجود بود» عملاً نقشه را بی اثر می کند.
• مقدار/حجم یا معیار معادل: مثلاً «60 میلی لیتر»، «3 پمپ گریس گان کالیبره»، «تا رسیدن سطح به میانه سایت گلاس». بدون مقدار، اضافه کاری و نشت رایج می شود.
• ابزار و روش: قیف فیلتر دار، گریس گان اختصاصی، پمپ انتقال با فیلتر، سرنگ روغن، یا بطری مدرج. روش تزریق/پرکردن را هم بنویسید.
• شرایط اجرای وظیفه: در حال کار یا توقف؟ دمای حدودی؟ ایمنی (LOTO) لازم است؟ تمیزکاری قبل از باز کردن درپوش؟
• معیار پذیرش: چه چیزی یعنی کار درست انجام شده؟ مثال: «نشتی مشاهده نشود»، «سطح بین Min/Max»، «صدای یاتاقان کاهش نیابد/افزایش نیابد»، «دمای بیرینگ بعد از 30 دقیقه از X بالاتر نرود» (عدد را براساس استاندارد داخلی یا تجربه تجهیز تعریف کنید).
• ثبت داده: چه داده ای ثبت شود (سطح، مقدار مصرف، کد بچ روانکار، عکس از سایت گلاس، دما، ویبره، رنگ/کف). مهم تر: کجا ثبت شود (CMMS، فرم کاغذی، QR).

برای هر Oil Task، یک «خط قرمز» تعریف کنید: مثلاً «اگر سطح زیر Min بود، فقط اضافه نکن؛ علت یابی نشتی را ثبت کن». این خط قرمزها PM را از کار نمایشی به کار دفاع پذیر تبدیل می کند.

روش اجرایی ساخت Oil Task Mapping در سایت: از Walkdown تا نسخه قابل اجرا

بهترین نقشه روی کاغذ از داخل اتاق مهندسی درنمی آید؛ باید با Walkdown (بازدید میدانی) ساخته شود. پیشنهاد اجرایی برای اکثر صنایع ایران (فولاد، سیمان، غذایی، معدن) این توالی است:

1. استخراج لیست تجهیزات و نقاط روانکاری: از BOM، نقشه ها، دفترچه سازنده، و تجربه تیم نت. اگر اطلاعات ناقص است، یک بازدید میدانی برای شمارش نقاط انجام دهید.
2. کدگذاری نقاط سرویس: روی تجهیز تگ نصب کنید (فلزی/پلاستیکی مقاوم) و در مستندات هم همان کد را بنویسید. این کار، اختلاف برداشت بین افراد را کم می کند.
3. تعیین روانکار مرجع: برای هر نقطه، یک روانکار مرجع با مشخصه استاندارد تعیین کنید و با انبار هماهنگ شوید تا موجودی آن پایدار باشد. در بسیاری از پروژه ها، همین مرحله بیشترین صرفه جویی را از حذف تنوع بی دلیل ایجاد می کند.
4. تعریف مقدار و ابزار: اگر مقدار دقیق ندارید، ابزار را کالیبره کنید (مثلاً هر پمپ گریس گان چند گرم است). برای روغن، بطری مدرج یا سرنگ صنعتی کمک می کند.
5. تعریف معیار پذیرش و تریگر اقدام اصلاحی: یعنی چه وقت فقط «ثبت» کافی است و چه وقت «اقدام» لازم است.
6. پایلوت و بازبینی: روی یک خط یا یک ناحیه (مثلاً 20 تجهیز) اجرا کنید، بعد از دو سیکل PM بازخورد بگیرید و نسخه نهایی را قفل کنید.

در این مرحله، برای انتخاب درست روانکار و همسان سازی مشخصات فنی، تیم های نت معمولاً به یک مرجع دسته بندی شده نیاز دارند تا بین روغن های هیدرولیک، دنده، کمپرسور، توربین و گریس ها سردرگم نشوند؛ راهنمای روغن صنعتی می تواند به هم زبانی بین فنی و تدارکات کمک کند، بدون اینکه تصمیم گیری به سلیقه افراد وابسته بماند.

Oil Task ها را قبل از انتشار رسمی، با دو نفر اجراگر (اپراتور/تکنسین) مرور کنید؛ اگر آن ها حتی یک بار پرسیدند «یعنی چی؟»، متن هنوز آماده نیست.

نمونه تبدیل دستور مبهم به وظیفه قابل ممیزی (با مثال های صنعتی رایج)

برای اینکه مفهوم از حالت تئوری خارج شود، سه مثال رایج را ببینید. توجه کنید اعداد نمونه هستند و باید با دفترچه سازنده/شرایط تجهیز شما تطبیق داده شوند.

مثال 1: گیربکس نوار نقاله (Conveyor Gearbox)

دستور مبهم: «روغن گیربکس بررسی شود.»

Oil Task پیشنهادی: تجهیز GBX-12، نقطه LP-01 (سایت گلاس). روانکار: روغن دنده صنعتی ISO VG 220. شرایط: توقف و ایمن سازی، 10 دقیقه بعد از توقف برای برگشت روغن. روش: پاک کردن اطراف سایت گلاس، بررسی سطح. معیار پذیرش: سطح بین 40% تا 60% سایت گلاس، بدون کف پایدار. اقدام اصلاحی: اگر زیر 40% بود، نشتی احتمالی (کاسه نمد/درپوش) ثبت و برای تعمیر درخواست شود؛ در صورت اضافه کردن، مقدار اضافه شده (میلی لیتر) ثبت گردد. ثبت داده: سطح مشاهده شده + عکس سایت گلاس + مقدار افزوده.

برای هر گیربکس دارای سایت گلاس، «بازه قابل قبول» را به جای «پر/خالی» تعریف کنید؛ این کار، اختلاف برداشت را کم می کند.

مثال 2: بیرینگ الکتروموتور با گریس خور

دستور مبهم: «گریس کاری الکتروموتور انجام شود.»

Oil Task پیشنهادی: تجهیز MTR-07، نقطه GR-02. روانکار: گریس EP NLGI 2 (سازگار با بیرینگ سرعت متوسط). ابزار: گریس گان اختصاصی با نازل مناسب و برچسب رنگی (برای جلوگیری از اختلاط). شرایط: موتور خاموش، تمیزکاری گریس خور و اطراف. مقدار: 2 پمپ گریس گان کالیبره (مثلاً هر پمپ 1.5 گرم)؛ پس مجموع 3 گرم. معیار پذیرش: خروج مقدار خیلی کم از دریچه تخلیه (اگر وجود دارد) یا عدم افزایش غیرعادی دما در 30 دقیقه اول پس از راه اندازی. ثبت داده: تعداد پمپ + دمای بیرینگ قبل/بعد + هر نشانه آلودگی.

اختلاط گریس ها یکی از خرابی های پنهان است؛ ساده ترین کنترل، «گریس گان اختصاصی برای هر نوع گریس» و کد رنگی است.

مثال 3: پاورپک هیدرولیک (Hydraulic Power Unit)

دستور مبهم: «روغن هیدرولیک بررسی شود.»

Oil Task پیشنهادی: تجهیز HPU-03، نقطه LV-01 (گیج سطح مخزن). روانکار مرجع: روغن هیدرولیک ISO VG 46 (مطابق شرایط دمایی). شرایط: سیستم خاموش، فشار تخلیه شده، سطح سنجی در وضعیت پایدار. روش: کنترل سطح، بررسی رنگ/کف، بررسی اختلاف سطح نسبت به هفته قبل. معیار پذیرش: سطح بین Min/Max، بدون کف پایدار، بدون کدری شدید. اقدام اصلاحی: اگر افت سطح تکرارشونده بود، نشتی خارجی/داخلی و وضعیت سیلندرها بررسی و درخواست کار ثبت شود. ثبت داده: سطح + وضعیت ظاهری + مقدار افزودن + کد بچ روغن.

در هیدرولیک، «اضافه کردن روغن» درمان نیست؛ اگر افت سطح روند دارد، علت یابی را داخل همان وظیفه به عنوان تریگر اضافه کنید.

چگونه Oil Task Mapping خطای انسانی را کم و کیفیت PM را دفاع پذیر می کند؟

وقتی وظیفه دقیق می شود، دو اتفاق می افتد: اول اینکه اجرا قابل تکرار می شود؛ دوم اینکه ممیزی معنی پیدا می کند. در بسیاری از سایت ها، ممیزی PM فقط چک کردن امضاست؛ اما با Oil Task Mapping شما می توانید «شاهد» داشته باشید: مقدار مصرف، عکس سطح، دما، و حتی روندها. این یعنی اگر تجهیز خراب شد، می توانید نشان دهید آیا PM درست انجام شده یا خیر، و اگر درست انجام شده، باید سراغ علت ریشه ای دیگر بروید (طراحی، بارگذاری، آلودگی، همراستایی).

برای هر ناحیه، یک شاخص ساده تعریف کنید: «درصد وظایفی که دارای مقدار، معیار پذیرش و ثبت داده هستند». هر ماه این درصد را بالا ببرید؛ این KPI از «تعداد PM انجام شده» واقعی تر است.

چالش های رایج در پیاده سازی در ایران و راه حل های اجرایی

پیاده سازی Oil Task Mapping در پروژه های داخلی معمولاً با چند مانع تکراری روبه رو می شود. مهم این است که راه حل ها هم اجرایی و کم هزینه باشند:

• چالش: تنوع زیاد روانکار در انبار و خرید موردی.
  راه حل: استانداردسازی بر اساس کاربرد و کلاس (ISO VG/EP/NLGI) و تعریف «روانکار مرجع» برای هر تجهیز؛ سپس محدود کردن اقلام خرید به لیست مرجع.
• چالش: نبود ابزار مناسب (بطری مدرج، فیلتر، گریس گان اختصاصی).
  راه حل: از چند ابزار کلیدی شروع کنید: یک ست بطری مدرج، برچسب رنگی، و حداقل دو گریس گان برای دو گریس اصلی سایت. اثر این سرمایه گذاری کوچک معمولاً سریع دیده می شود.
• چالش: مقاومت نیروی انسانی («سال ها همین کار را کردیم»).
  راه حل: پایلوت روی یک خط، نشان دادن کاهش نشتی/کف/دمای بیرینگ و کم شدن دوباره کاری. وقتی نتیجه دیده شود، مقاومت کمتر می شود.
• چالش: ثبت داده صوری.
  راه حل: ثبت را «قابل راستی آزمایی» کنید (عکس سایت گلاس، عدد دما با ترمومتر ساده، یا مقدار مصرف). بهتر است کم ثبت کنید ولی واقعی.

در پروژه هایی که مشکل اصلی، انتخاب و تامین پایدار روانکار صنعتی است، داشتن یک مسیر مشخص برای استعلام و تامین اهمیت پیدا می کند؛ به ویژه اگر سایت در شهرهای صنعتی با اقلیم سخت مثل جنوب باشد. در چنین شرایطی، پوشش روغن صنعتی در شهر بندرعباس می تواند برای هماهنگی تامین منطقه ای و کاهش وقفه های تدارکاتی مفید باشد.

در شروع پروژه، هدف را «کامل کردن همه تجهیزات» نگذارید؛ هدف را «کامل کردن تجهیزهای بحرانی و پرتکرار در خرابی» بگذارید (گیربکس های خط اصلی، HPU های حیاتی، کمپرسورها).

نحوه ممیزی و پایش: از چک لیست کاغذی تا داده قابل تحلیل

وقتی Oil Task ها نوشته شدند، مرحله مهم بعدی ممیزی است. ممیزی یعنی بررسی کنید آیا کار دقیقاً طبق تعریف انجام شده و آیا خروجی قابل قبول است. برای اینکه ممیزی ساده و سریع باشد، این سه لایه را پیشنهاد می کنیم:

1. ممیزی انطباق (Compliance): آیا نقطه درست، روانکار درست، ابزار درست و مقدار درست استفاده شده؟ این را می شود با مشاهده میدانی و کنترل مصرف انبار بررسی کرد.
2. ممیزی کیفیت (Quality): آیا معیار پذیرش محقق شده؟ مثلاً سطح در بازه است؟ کف وجود ندارد؟ نشتی گزارش شده؟
3. ممیزی روند (Trend): آیا داده ها روند غیرعادی را نشان می دهند؟ افت سطح مکرر، افزایش مصرف گریس، افزایش دما یا تکرار آلودگی.

برای ثبت داده، لازم نیست از روز اول سیستم پیچیده داشته باشید. حتی یک فرم استاندارد هم اگر شامل «کد نقطه، مقدار، معیار پذیرش و اقدام اصلاحی» باشد، ارزشمند است. اما اگر CMMS دارید، فیلدهای ثابت ایجاد کنید تا داده قابل گزارش گیری شود.

در ممیزی های حرفه ای، یکی از نشانه های بلوغ این است که تیم نت می تواند برای هر وظیفه بگوید «روانکار چرا این انتخاب شده» و «اگر شرایط عوض شد چه تغییری لازم است». برای این بخش، داشتن دسترسی سریع به اطلاعات فنی و دسته بندی محصولات کمک می کند.

یک «ممیزی 10 دقیقه ای هفتگی» تعریف کنید: 5 نقطه روانکاری تصادفی انتخاب شود و فقط سه چیز چک شود: کد نقطه درست، روانکار درست، و ثبت داده قابل قبول. این ممیزی کوتاه، رفتار تیم را سریع اصلاح می کند.

جمع بندی: چطور از فردا شروع کنیم؟

نقشه وظایف روانکاری (Oil Task Mapping) ابزار ساده ای است برای اینکه PM از سطح «دستورهای مبهم» به سطح «کار مهندسی و قابل ممیزی» برسد. اگر در سایت شما هنوز عبارت هایی مثل «گریس کاری شود» یا «روغن بررسی شود» رایج است، احتمال خطای انسانی، اختلاط روانکار، مصرف بی مورد و ثبت های صوری بالاست. راه حل، نوشتن Oil Task های استاندارد با اجزای ثابت است: نقطه سرویس، روانکار مرجع، مقدار، ابزار، شرایط اجرا، معیار پذیرش و روش ثبت داده. برای شروع، به جای پروژه بزرگ، یک پایلوت روی تجهیزات بحرانی انجام دهید، ابزارهای حداقلی را تامین کنید، و یک ممیزی کوتاه اما منظم راه بیندازید. نتیجه مطلوب این است که کیفیت PM «قابل دفاع» شود: یعنی هم اجرا تکرارپذیر باشد، هم داده کافی برای تحلیل و تصمیم گیری فراهم شود.

سؤالات متداول

Oil Task Mapping با چک لیست PM چه فرقی دارد؟

چک لیست PM معمولاً می گوید «چه کاری انجام شود»، اما Oil Task Mapping مشخص می کند «چطور دقیق انجام شود» و «چطور ثابت کنیم درست انجام شده». در Oil Task، نقطه سرویس کدگذاری می شود، نوع روانکار و مقدار مشخص است، ابزار و شرایط اجرا نوشته می شود و معیار پذیرش و ثبت داده تعریف دارد. همین جزئیات باعث می شود ممیزی معنی دار و قابل دفاع شود.

اگر مقدار دقیق روغن یا گریس را ندانیم، Oil Task را چگونه می نویسیم؟

دو راه عملی دارید: یا از داده سازنده/پلاک تجهیز و تجربه بهره برداری استفاده کنید، یا ابزار را کالیبره کنید و مقدار را به واحد قابل تکرار تبدیل کنید (مثل «هر پمپ گریس گان = X گرم» یا «بطری مدرج تا خط Y»). مهم این است که مقدار از حالت حدسی خارج شود. سپس در پایلوت، مقدار را با معیارهایی مثل دما، نشتی و صدا بازبینی کنید.

معیار پذیرش را بر چه اساسی تعیین کنیم که قابل دعوا نباشد؟

بهترین معیار، ترکیبی از توصیه سازنده، استاندارد داخلی سایت و تجربه میدانی است. معیارها باید قابل مشاهده یا قابل اندازه گیری باشند: بازه سطح در سایت گلاس، نبود کف پایدار، نبود نشتی، محدوده دمای قابل قبول بعد از راه اندازی، یا روند مصرف. از معیارهای مبهم مثل «وضعیت خوب» پرهیز کنید. اگر عدد دقیق ندارید، ابتدا بازه محافظه کارانه تعیین و بعد با داده واقعی اصلاح کنید.

آیا Oil Task Mapping فقط برای روغن است یا گریس را هم شامل می شود؟

با وجود نام Oil Task Mapping، عملاً هم روغن و هم گریس و حتی روانکارهای خاص (مثل روغن زنجیر، روغن کمپرسور یا سیالات هیدرولیک) را پوشش می دهد. در گریس کاری، ریسک های مهم تر شامل اختلاط گریس ها، زیادکاری و افزایش دماست؛ بنابراین مشخص کردن نوع گریس، ابزار اختصاصی، مقدار کالیبره و معیار پذیرش (دمای بعد از راه اندازی/خروج کنترل شده) حتی حیاتی تر است.

برای ممیزی، حداقل چه داده هایی را ثبت کنیم تا ارزش داشته باشد؟

اگر بخواهید حداقل اما موثر شروع کنید، برای هر وظیفه این چهار مورد را ثبت کنید: کد نقطه سرویس، مقدار مصرف (یا تعداد پمپ)، وضعیت معیار پذیرش (مثلاً سطح در بازه/خارج از بازه)، و اقدام اصلاحی اگر خارج از معیار بود. در نقاط حساس مثل گیربکس ها و هیدرولیک، افزودن یک عکس از سایت گلاس یا یک عدد دما می تواند ثبت را راستی آزمایی پذیر و بسیار ارزشمند کند.

چه زمانی باید Oil Task ها را به روز کنیم؟

هر زمان یکی از این تغییرات رخ داد: تغییر برند/فرمول روانکار، تغییر شرایط کاری (بار، دما، آلودگی)، تغییر قطعه یا طراحی (مثلاً بیرینگ جدید)، یا مشاهده روند غیرعادی در داده ها (افزایش مصرف، افت سطح مکرر، کف، دمای بالا). همچنین پیشنهاد می شود حداقل سالی یک بار بازنگری سبک وزن انجام شود تا وظایف با وضعیت واقعی سایت همخوان بمانند و انحراف های اجرایی تثبیت نشوند.