در یکی از سایت های صنعتی، تیم PM پیمانکاری هر ماه گزارش می داد: «درصد تکمیل برنامه 98٪»، «تعداد سرویس ها رکورد زده»، «هیچ کار عقب افتاده ای نداریم». روی کاغذ همه چیز عالی بود؛ اما در عمل، یک الکتروموتور خط بسته بندی هر 6 تا 8 هفته یک بار با داغی بیرینگ و صدای غیرعادی از سرویس خارج می شد. پس از چند بار تعویض بیرینگ و حتی هم راستاسازی، مشکل تکرار می شد. وقتی یک بار بازدید میدانی دقیق انجام شد، معلوم شد KPIها تیم را به سمت سرعت و تعداد سوق داده: گریس کاری «طبق برنامه» انجام می شد، اما مقدار، روش تزریق، پاکسازی نقطه گریس خور، و مهم تر از همه «تطبیق گریس با دما و سرعت» کنترل نمی شد. تیم برای اینکه عدد تکمیل برنامه نیفتد، سرویس ها را کوتاه می کرد و «تیک می زد»؛ نتیجه این شد که عدد خوب، خرابی می ساخت.
این مقاله درباره KPIهای غلط در PM است: شاخص هایی که ظاهرا مدیریت را راضی می کنند، اما در روانکاری و سرویس روغن و گریس، رفتارهای پرریسک تولید می کنند. سپس شاخص های نتیجه محور و قابل دفاع را معرفی می کنیم تا «کیفیت اجرا» و «ریسک خرابی» قابل سنجش شود.
چرا KPIهای غلط در PM خطرناک اند؟ (عدد خوب، ریسک پنهان)
PM قرار است احتمال خرابی را کم کند، نه اینکه فقط «کار انجام شده» تولید کند. مشکل از جایی شروع می شود که KPIها به جای اندازه گیری نتیجه (کاهش خرابی، کاهش دما، کاهش آلودگی)، «فعالیت» را پاداش می دهند (تعداد سرویس، درصد تکمیل، نفر-ساعت). در روانکاری، فعالیت زیاد می تواند حتی مخرب باشد: گریس کاری بیش از حد، تعویض زودهنگام روغن بدون تحلیل، یا پرکردن مخزن بدون فیلتر مناسب، همگی نمونه هایی هستند که با KPI فعالیت محور تشویق می شوند.
از نظر رفتاری، KPIهای غلط سه پیام ضمنی می دهند:
- سرعت از دقت مهم تر است (تیک زدن به جای کنترل کیفیت).
- کمیت از مهندسی مهم تر است (سرویس بیشتر یعنی بهتر).
- ریسک پنهان قابل قبول است اگر گزارش ماهانه خوب باشد.
در صنایع ایران، این الگو با پیمانکاری شدن PM تشدید می شود: پیمانکار برای تمدید قرارداد، گزارش های «خوش عدد» می خواهد و کارفرما هم چون ابزار سنجش کیفیت اجرا ندارد، همان عددها را معیار می گیرد.
قبل از تعیین KPI، یک جلسه کوتاه «ریسک محوری روانکاری» بگذارید و برای هر تجهیز حیاتی، یک پیام روشن تعریف کنید: چه چیزی اگر بد اجرا شود، خرابی تکراری می سازد؟ KPI باید همان ریسک را هدف بگیرد، نه صرفا حجم فعالیت.
KPI فعالیت محور شماره 1: درصد تکمیل برنامه PM
«درصد تکمیل برنامه» وقتی مفید است که برنامه خودِ آن درست باشد و کیفیت اجرای هر آیتم کنترل شود. اما در روانکاری، این KPI اغلب به یک بازی تبدیل می شود: کارهایی که سخت، زمان بر یا نیازمند توقف هستند، یا حذف می شوند یا سطحی انجام می شوند تا درصد تکمیل بالا بماند.
مکانیسم خرابی سازی در روانکاری
- گریس کاری بدون کنترل مقدار: فقط تزریق انجام می شود، اما purge واقعی و پاکسازی انجام نمی شود؛ نتیجه: داغی بیرینگ و نشت.
- تعویض روغن بدون کنترل آلودگی: اگر در حین تعویض، درپوش ها، قیف، بشکه و محیط تمیز نباشد، روغن نو هم آلوده وارد سیستم می شود.
- کوتاه کردن مسیرهای بازرسی: اندازه گیری دما/ارتعاش یا چک نشتی حذف می شود چون زمان می گیرد.
اگر سازمان در کنار این KPI، یک لایه کنترل کیفیت نداشته باشد، درصد تکمیل برنامه به «شاخص ظاهرسازی» تبدیل می شود. در چنین شرایطی، استفاده از راهنماهای داده محور انتخاب روانکار صنعتی و مدیریت سرویس کمک می کند برنامه PM بر پایه شرایط واقعی تجهیز نوشته شود، نه صرفا چک لیست عمومی.
درصد تکمیل برنامه را تنها زمانی گزارش کنید که «ضریب کیفیت اجرا» هم همراهش باشد؛ مثلا 10٪ از آیتم های روانکاری ماهانه به صورت تصادفی بازدید و با چک لیست کیفیت (مقدار، تمیزی، نشتی، دما بعد از سرویس) امتیازدهی شوند.
KPI فعالیت محور شماره 2: تعداد سرویس ها/تعداد گریس کاری انجام شده
زیاد بودن تعداد سرویس، به خودی خود نشانه سلامت نیست. در روانکاری، «سرویس بیشتر» می تواند به معنی «تزریق بیشتر» باشد؛ و تزریق بیشتر، اگر بر اساس محاسبه و شرایط کاری نباشد، مستقیما عمر بیرینگ را کم می کند. یکی از اشتباهات رایج در اتوسرویس ها و حتی صنایع این است که «برای اطمینان» مقدار بیشتری گریس تزریق می شود یا فاصله سرویس بی دلیل کوتاه می شود.
چالش های رایج و راه حل ها
- چالش: فشار KPI تعداد سرویس باعث می شود تکنسین نقطه گریس خور را تمیز نکند.
راه حل: الزام ثبت عکس قبل/بعد یا چک تصادفی سرپرست. - چالش: گریس کاری زیاد باعث افزایش دما (churning) می شود.
راه حل: تعریف مقدار استاندارد بر حسب گرم/میلی لیتر برای هر نقطه و استفاده از گریس گان کالیبره. - چالش: یک گریس برای همه تجهیزات.
راه حل: ماتریس انتخاب گریس بر اساس سرعت، دما، بار، آب و گردوغبار.
در ناوگان هم همین منطق برقرار است: تعداد تعویض روغن زیاد، اگر بدون توجه به شرایط کارکرد و کیفیت روغن انجام شود، فقط هزینه و ریسک خطای انسانی را بالا می برد. برای تیم های عملیاتی که همزمان با خودرو و تجهیزات سروکار دارند، مرور منابع فنی درباره روغن موتور کمک می کند مفهوم «انتخاب درست + سرویس درست» جای «تکرار سرویس» را بگیرد.
KPI «تعداد سرویس» را حذف یا کم اثر کنید و به جای آن «درصد سرویس های انجام شده مطابق استاندارد مقدار/روش» را بسنجید (مثلا بر اساس نمونه برداری و بازرسی).
KPI فعالیت محور شماره 3: کاهش هزینه روانکار به عنوان هدف مستقل
کنترل هزینه روانکار مهم است، اما وقتی KPI «کاهش هزینه» بدون درنظر گرفتن پیامدهای فنی تعریف شود، تیم به سمت تصمیم های پرریسک می رود: خرید روغن ارزان تر با سطح کارایی پایین تر، طولانی کردن فاصله تعویض بدون پایش، یا مخلوط کردن روغن ها برای جلوگیری از دورریز. این ها دقیقا همان تصمیم هایی هستند که خرابی های تکرارشونده می سازند و در نهایت هزینه کل مالکیت را بالا می برند.
نشانه های هشدار در سایت های صنعتی
- افزایش دمای بیرینگ یا گیربکس بعد از تغییر برند/گرید
- افزایش صدای غیرعادی و تغییر رنگ روغن زودتر از موعد
- افزایش مصرف گریس و نشتی از سیل ها
- افزایش توقف های کوتاه اما پرتکرار
کاهش هزینه باید «نتیجه» باشد نه «هدف کور». هدف درست این است: کاهش هزینه به ازای هر ساعت کارکرد سالم. اگر شاخص شما فقط ریالی باشد، پیمانکار یا تیم داخلی ممکن است کیفیت را قربانی کند، چون هزینه خرابی در KPI او دیده نمی شود.
KPI هزینه را به صورت «هزینه روانکار + هزینه توقف مرتبط با روانکاری» تعریف کنید و حداقل برای تجهیزات حیاتی، هر تغییر برند/گرید را مشروط به تایید فنی و پایش دما/ارتعاش کنید.
جدول مقایسه: KPIهای غلط در روانکاری در برابر KPIهای درست و نتیجه محور
برای جلوگیری از سوءبرداشت، بهترین کار این است که KPI فعالیت محور را کنار KPI نتیجه محور قرار دهید. جدول زیر به تصمیم سازی کمک می کند:
| حوزه | KPI غلط (فعالیت محور) | رفتار غلطی که ایجاد می کند | KPI درست (نتیجه محور) |
|---|---|---|---|
| گریس کاری بیرینگ | تعداد گریس کاری انجام شده | تزریق بیش از حد، حذف پاکسازی، تیک زدن | کاهش دمای بیرینگ بعد از سرویس + کاهش خرابی تکراری |
| تعویض روغن گیربکس/هیدرولیک | درصد تکمیل برنامه تعویض | تعویض بدون کنترل تمیزی و آلودگی | کاهش ذرات/آلودگی (شاخص تمیزی) یا کاهش خرابی ناشی از سایش |
| مصرف روانکار | کاهش هزینه خرید در ماه | خرید نامتناسب، مخلوط کاری، طولانی کردن بی پایش | کاهش مصرف به ازای ساعت کارکرد با حفظ دما و کاهش توقف |
| کیفیت اجرا | نفر-ساعت انجام شده | تمرکز بر حضور، نه نتیجه | درصد آیتم های پاس شده در ممیزی کیفیت روانکاری |
اگر مجبورید KPI فعالیت محور داشته باشید، آن را «KPI پشتیبان» کنید (وزن کم) و KPI نتیجه محور را «KPI اصلی» (وزن بالا). این کار جهت انگیزه را اصلاح می کند.
KPIهای نتیجه محور که واقعا خرابی را کم می کنند
KPI نتیجه محور باید به زبان «علائم سلامت تجهیز» ترجمه شود. در روانکاری، چند شاخص ساده و قابل پایش وجود دارد که مستقیما با ریسک خرابی مرتبط است و می تواند رفتار تیم را اصلاح کند.
1) کاهش دمای بیرینگ/گیربکس پس از سرویس
اگر بعد از گریس کاری، دما بالا می رود یا ثابت می ماند، احتمال تزریق زیاد، گریس نامناسب، آلودگی یا مشکل مکانیکی وجود دارد. ثبت دما (حتی با ترمومتر لیزری) قبل و 30 دقیقه بعد از سرویس، KPI ساده اما قوی است.
2) کاهش خرابی تکراری (Repeat Failure Rate)
خرابی تکراری یعنی ریشه مشکل حل نشده. اگر یک بیرینگ در بازه کوتاه دوباره می سوزد، KPI شما باید تیم را مجبور کند RCA انجام دهد و اقدام اصلاحی واقعی تعریف کند.
3) کاهش مصرف روانکار به ازای ساعت کارکرد (نه کاهش خرید ماهانه)
مصرف بالا می تواند علامت نشتی، تبخیر، آلودگی، یا سرویس غلط باشد. شاخص درست این است: چند کیلو/لیتر به ازای X ساعت کارکرد یا به ازای تولید.
در کارهای خودرویی هم می توان نگاه نتیجه محور داشت؛ مثلا در سرویس ناوگان شهری در آب وهوای گرم، کنترل مصرف و اطمینان از انتخاب صحیح گرید برای کاهش دمای کارکرد اهمیت دارد.
برای هر تجهیز حیاتی، یک «KPI سه تایی» تعریف کنید: دما/ارتعاش (نشانه)، خرابی تکراری (نتیجه)، مصرف روانکار (هزینه و نشانه). ترکیب این سه، جلوی بازی با عدد را می گیرد.
ارتباط KPI با ریسک خرابی و کیفیت اجرا: از گزارش تا میدان
KPI وقتی مفید است که به «کنترل ریسک» وصل باشد. در روانکاری، کیفیت اجرا یعنی: روانکار درست، مقدار درست، در زمان درست، با روش تمیز و ایمن. اگر یکی از این چهار ضلع خراب باشد، KPI فعالیت محور آن را نشان نمی دهد، اما KPI نتیجه محور خیلی سریع سیگنال می دهد (دما بالا، مصرف بالا، خرابی تکراری).
یک چارچوب عملی برای پیوند KPI و کیفیت
- طبقه بندی تجهیزات: حیاتی، مهم، عمومی. KPIهای سخت را برای حیاتی ها بگذارید.
- تعریف استاندارد اجرا: مقدار گریس، نوع گریس، روش تزریق، پاکسازی، قفل و برچسب، ثبت داده.
- ممیزی میدانی: هر هفته چند نقطه روانکاری به صورت تصادفی بازدید شود (نه فقط بررسی فرم).
- بازخورد به برنامه: اگر KPI نتیجه محور بد شد، برنامه و استاندارد را اصلاح کنید، نه اینکه فقط فشار تعداد سرویس را بالا ببرید.
در بسیاری از سایت ها، بخشی از مشکل از «عدم دسترسی به روانکار درست و تامین پایدار» می آید؛ تیم وقتی گریس یا روغن مناسب را به موقع ندارد، با جایگزین های نامطمئن کار را جلو می برد و بعد هم KPI فعالیت محور همه چیز را سبز نشان می دهد. دسترسی به تامین تخصصی و مشاوره انتخاب، مثل آنچه در روغن موتور اکولایف برای سناریوهای مشخص ارائه می شود، کمک می کند KPIها بر اساس واقعیت اجرایی تنظیم شوند، نه آرزوهای روی کاغذ.
یک شاخص ساده به داشبورد اضافه کنید: «درصد آیتم های روانکاری که استاندارد اجرایی مکتوب دارند و تکنسین آن را امضا کرده». اگر استاندارد مکتوب نباشد، KPIها صرفا عدد هستند.
جمع بندی: KPI خوب، باید جلوی خرابی را بگیرد نه فقط گزارش را سبز کند
KPIهای غلط در PM معمولا از نیت خوب شروع می شوند: کنترل نظم، کاهش عقب افتادگی، یا کاهش هزینه. اما وقتی شاخص ها فعالیت محور می شوند، در روانکاری به رفتارهای خطرناک پاداش می دهند: تیک زدن، تزریق بیش از حد، تعویض های بی تحلیل، و دور زدن توقف های ضروری. نقطه تغییر، جایگزینی KPIهای نتیجه محور است؛ شاخص هایی که علائم سلامت را می سنجند (دما، مصرف، نشتی، خرابی تکراری) و کیفیت اجرا را قابل ممیزی می کنند. اگر PM پیمانکاری است، اهمیت این موضوع دوچندان است: باید «کیفیت اجرا» را در قرارداد و داشبورد رسمی وارد کنید. تصمیم درست این است که KPIها را از نمایش به کنترل ریسک تبدیل کنید؛ وگرنه عدد خوب، دوباره همان خرابی را خواهد ساخت.
سوالات متداول
1) آیا درصد تکمیل برنامه PM همیشه KPI بدی است؟
خیر. درصد تکمیل برنامه زمانی ارزشمند است که برنامه درست طراحی شده باشد و در کنار آن، کیفیت اجرا هم سنجیده شود. در روانکاری اگر فقط روی تکمیل برنامه تمرکز کنید، احتمال تیک زدن و اجرای سطحی بالا می رود. بهتر است این KPI را همراه با ممیزی میدانی، ثبت دما/نشتی و شاخص خرابی تکراری گزارش کنید.
2) چرا KPI «تعداد گریس کاری» می تواند به خرابی بیرینگ منجر شود؟
چون تکنسین برای بالا بردن عدد، ممکن است مقدار بیشتری گریس تزریق کند یا بدون پاکسازی و کنترل دما کار را انجام دهد. گریس کاری بیش از حد می تواند باعث افزایش دما، هم زدن گریس و تخریب ساختار آن شود و حتی به بیرون زدن گریس از سیل ها منجر گردد. KPI درست باید روی دما و خرابی تکراری تمرکز کند، نه تعداد تزریق.
3) چه KPIهایی برای روانکاری نتیجه محور و قابل اندازه گیری هستند؟
چند KPI ساده و کاربردی شامل: کاهش دمای بیرینگ/گیربکس قبل و بعد از سرویس، کاهش خرابی تکراری در بازه های مشخص، کاهش مصرف روانکار به ازای ساعت کارکرد یا تولید، و درصد آیتم های پاس شده در ممیزی کیفیت روانکاری. این شاخص ها مستقیم به سلامت تجهیز وصل اند و امکان بازی با عدد را کمتر می کنند.
4) در PM پیمانکاری چطور KPI را طوری ببندیم که کیفیت قربانی نشود؟
بخش مهمی از KPI را به نتایج و ممیزی میدانی گره بزنید، نه صرفا تکمیل برنامه. مثلا وزن «بازدید تصادفی نقاط روانکاری»، «ثبت دما/نشتی»، و «RCA برای خرابی های تکراری» را بالا ببرید. همچنین استانداردهای اجرایی (نوع روانکار، مقدار، روش، تمیزی) باید مکتوب و قابل کنترل باشند و در صورت عدم رعایت، اثر مستقیم روی ارزیابی پیمانکار داشته باشند.
5) آیا کاهش مصرف روانکار همیشه نشانه بهبود است؟
نه همیشه. کاهش مصرف زمانی مثبت است که هم زمان شاخص های سلامت مثل دما، نشتی و خرابی تکراری بدتر نشوند. اگر مصرف کم شود چون تزریق یا تعویض انجام نشده، ریسک خرابی بالا می رود. بنابراین مصرف باید «به ازای ساعت کارکرد/تولید» سنجیده شود و کنار شاخص های فنی مثل دما و وضعیت تجهیز تفسیر شود.
6) از کجا شروع کنیم تا KPIهای غلط را اصلاح کنیم؟
از تجهیزات حیاتی شروع کنید. ابتدا سه ریسک اصلی روانکاری آن ها را مشخص کنید (مثل دمای بالا، آلودگی، نشتی/کمبود روانکار) و برای هر ریسک یک KPI نتیجه محور بگذارید. سپس استاندارد اجرایی را مکتوب کنید و ممیزی میدانی منظم تعریف کنید. بعد از پایدار شدن این مدل، KPIها را به تجهیزات مهم و عمومی تعمیم دهید.
بدون نظر